Miért nem jó, ha túl sok pénz van a pénztárba?
A pénztárban lévő készpénznek nincs a törvény által előírt maximum vagy minimum összege. Tapasztalatom szerint, akkor ideális a pénztárban lévő készpénz, ha az egy havi készpénzes kiadások összegéhez áll közel, de maximum két havi összegnél nem több. A pénztár összegét érdemes a könyvelővel rendszeres egyeztetni, kontrollálni.
A készpénz egy fizikailag megfogható dolog, így ennek ellenőrzése a címletek megszámolásával történik. ezt nevezzük leltározásnak.
A készpénz valódiságának a meglétéért az ügyvezető felel. A beszámolóban a pénzeszközök sor árulkodik a bankszámlán, és a pénztárban lévő pénz nagyságáról. Így ezen a soron nem csak a készpénz összege látható.
a. Ha túl sok pénz van a pénztárba.
Miért is baj ez? Ilyenkor az egyik legnagyobb probléma, hogy az az összeg valójában nincs is ott. Így a beszámoló, az alap célját nem éri el, azaz nem valós képet mutat a cégről.
Ez hogyan történhet? Kedves vállalkozónk "felszedi" a bankszámlára érkezett bevételeket bankból. Ezzel ezek az összegek a számviteli törvény értelmében bekerülnek a pénztárba. Majd cégvezetőnk innen el kezdi a készpénzt nem csak a vállalkozás érdekében felmerülő kiadásokra költeni, hanem a magán életét is ebből finanszírozza.
Számla és bizonylat csak a céges kiadásokról készül, a magánszemélyes költekezésről nem. De ha még készülne, akkor sem lenne elszámolható a költségek között. A számlázás szabályairól 18pontban összeszedtem a lényeget. Töltsd le innen!
A Vállalkozói Klubban erről is gyakran esik szó. Gyere el, hogy át tudd beszélni tapasztalt vállalkozókkal, hogy ezt ők hogyan csinálják.
A könyvelésben csak a céges kiadások csökkentik a felvett készpénz összegét a pénztárban. Így a magáncélra költött összegek nem kerülnek elszámolásra a könyvelésbe. Olyan, mintha azokat az összegeket nem költötték volna el. Így ezeknek ott kellene lenniük a pénztárban.
Ha ezt gyakran és nagy összegekkel eljátssza a cégvezető, akkor igen nagy összeg fel tud duzzadni a pénztárban. Ugyanott vagyunk, mint a bankszámláról történő beazonosíthatatlan utalásoknál, hogy a cégvezető osztalékot, vagy tagi jövedelmet vesz ki a cégből az adók megfizetése nélkül.
A pénztárban lévő készpénz nem azonos az a vállakozás eredményével. Ezt a téves gondolkodást gyakran hallom a könyvelőirodában. Készítettem egy Nyereségtervező kalkulátort, mellyel könnyen megállapítható a vállalkozás gazdálkodása
Mivel mindenki tudja, hogy a pénztárban lévő irreálisan magas összeg ez nem valós, így a könyvelők szorgalmazzák ennek csökkentését. A legjobb és legszabályosabb megoldás, hogy fizesd vissza a cég bankszámlájára a pénzt.
A Készpénz leltárnak egyeznie kell a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonatban bemutatott pénztár számla egyenlegével. A készpénz leltárnak el kell készülnie. Ezt ne sumákold el, mert egy adóellenőr ezt is fogja kérni. A készpénzes gazdasági eseményeket naprakészen kell rögzíteni egy pénztár nyilvántartásba. Ennek megkönnyítésére készítettem ehhez egy egyszerű táblát.
b. Túl kevés pénz van a pénztárban
A pénztárban lévő "túl kevés" szó enyhe kifejezés, mivel ez gyakran abban jelenik meg, hogy egyáltalán nincs pénz a cég pénztárában, vagy a pénztár "mínuszba ment". Vagyis több volt a cég készpénzes kiadása, mint a készpénzes bevétele. Többet költött, mint amennyi pénze volt. Ez hogyan lehetséges?
Az ügyvezető felelőssége a pénztár valódiságának biztosítása. Az ügyvezető egyéb felelősségéről ebben a blogbejegyzésben olvashatsz.
Itt el is érkeztünk a tagi kölcsön problémájához.
Itt is a gazdasági események valódisága merül fel kérdésként. Az elfogadható, hogy ténylegesen a tag, meghitelezi a cége készpénzes kiadásait, amíg megérkezik a bevétel. Nekem ez csak akkor szokott gyanús lenni, ha amúgy a bankszámlán ott van egy nagyobb összeg, és nem történik meg ennek a felvétele. Tehát valahonnan mégis csak volt készpénz a kiadások kifizetésére.
A pénztár értelmezésével, a pénztárt érintő gazdasági eseményeket is átbeszéljük a vállalkozói klubba. Gyere el, és hallgasd meg a tapasztalt vállalkozók nézetit.
Tovább boncolgatva a pénztár ezen eseteit, ez két okból szokott megtörténni.
A Tagi kölcsön leggyakrabban az induló cégek esetében szokott előfordulni. Fontos, hogy ennek pontos összegét a tulajdonos követni tudja, és ne csak a könyvelő könyvelje be magától. Ehhez itt találsz egy szerződés mintát.
Egyik esetet sem javaslom, mert súlyos bírsággal járhat!
Az egyik, hogy az áfa csökkentésére számlát vesz a vállalkozó, és ezeket a fiktív számlákat helyezi be kiadásba. Ekkor a számla összege valójában nem kerül kifizetésre.
A második eset, amikor a cégnek ténylegesen van pénze, mert volt bevétele, melyet készpénzben fizettek ki számára, csak nem állított ki róla bevételi számlát. Így a bevétel nem került be a könyvelésbe, és így nem volt látható a kiadások fedezete.
Ezek a mondatok kicsit erősek, de őszinték, és a minden napok tapasztalataiból származnak.